Внедрение ПланФикс для группы компаний «Рефлакс»

Сделали интеграцию с 1С, наладили взаимодействие офиса в Москве и завода в Саранске в рамках единого пространства, автоматизировали и продолжаем внедрять новые бизнес-процессы. Выполнили более 200 задач. Оказываем техническую поддержку.

О партнере

ГК «Рефлакс» – российский производитель, который выпускает газоразрядные зеркальные лампы, не имеющие мировых аналогов. Год основания – 1995. Общая выручка в 2022 году составила порядка 1,2 млрд рублей. В штате работает 110 сотрудников.

Задачи

«Рефлакс» – группа компаний, состоящая из двух предприятий. Торговый дом находится в Москве, работа производства налажена в Саранске. Местонахождение компаний в разных городах мешало эффективно взаимодействовать сотрудникам, потому что:

• не был налажен доступ к информации для принятия решений. Для примера сотрудники завода каждый день отправляли Excel таблицу с остатками на складе и плане производства;
• использовались избыточные звенья при передачи информации (низкая скорость доставки или полная потеря);
• особенности структуры бизнеса не позволяли держать производственную и торговую часть в одной системе;
• использовалось большое количество бумажных журналов и персональных таблиц учета на производстве, которые необходимо заполнять сотрудникам;
• отсутствовала "быстрая" аналитика. Поскольку часть информации содержалась в бумажных журналах, таблицах сотрудники тратили часы и дни на подготовку сводного отчета для анализа возникшей проблемы.

Эти и ряд других проблем влияли на возможность компании адаптироваться к меняющимся условиям. Например, чтобы новый сотрудник отдела продаж мог начать самостоятельно работать, требовалось до полугода на его адаптацию. У собственников компании возник запрос на анализ проблем и причин их возникновения.

Что мы сделали для офиса «Рефлакс»

Настроили на ПланФиксе рабочие пространства для коммерческого директора и отдела продаж

Провели интервью с представителями отдела продаж, составили и согласовали аналитический документ, ставший основой оптимальных настроек. В личных пространствах отображаются только те задачи, которые касаются конкретного отдела или ответственного лица.

Автоматизировали базовые бизнес-процессы

Сейчас работа с электронной почтой, продажами (интегрированными с 1С), движением и отгрузкой товаров, бухгалтерскими отчетами, финансовыми вопросами ведется полностью через ПланФикс. Информация передается линейно, кликом одной клавиши. Данные об этапах выполнения процессов сохраняются в задаче.

Уменьшили точки «касания» с клиентами по электронной почте с 20 до 3

Работа ведется через почту, опубликованную на сайте. При этом настроена переадресация с «именных» адресов на уровне почтового сервиса. Такая система позволяет ускорить процесс работы, снизить вероятность «неполучения входящего письма и успешно бороться со спамом.

Параллельно пришлось обучать сотрудников компании корректно формулировать задачи, чтобы получить необходимый результат.

Что мы сделали для завода «Рефлакс»

Автоматизировали в ПланФиксе ряд производственных бизнес-процессов.

Управление простоями оборудования

Ранее заявка о простое оформлялась письменно в журнале и только потом передавалась в службу главного инженера. Решение вопроса происходило «по цепочке»: «заполни журнал» - «передай главному инженеру» - «перенаправь исполнителю» - «проконтролируй» и т.д.

Уведомления о заявках, оставленных в ПланФиксе, сразу поступают ответственным сотрудникам. Время начала простоя и его устранения фиксируется в задачи.

Также доступно формирование сводного отчета со всеми заявками о простое оборудования, причинах возникновения вопроса и скорости его решения. Эти данные помогают улучшить структуру управления.

Культура производства

На заводе «Рефлакс» каждую пятницу проводится проверка чистоты производственных участков. Недочеты, выявленные комиссией, ранее записывались в журнал. Сейчас замечания фиксируются в отдельных задачах в ПланФиксе. Такое решение позволяет быстро подключить к вопросу всех ответственных лиц и ускорить устранение проблем.

Логистика

«Рефлакс» активно закупает материалы для производства как в России, так и за рубежом. Для специалиста, отвечающего за общение с поставщиками, настроили простое рабочее пространство.

Для каждого заказа создается отдельная задача, внутри которой содержится полная информация о доставке. Сотрудник фиксирует данные о движении груза. В случае необходимости ставит подзадачи. Для каждой доставки предусмотрен свой набор статусов.

Решение позволило обеспечить четкость отслеживания грузов и исключить возникновение проблем. Если сложности все-таки возникнут, то они решаются максимально быстро.

Участники задач могут видеть общее и личное пространство

Так, например, видит ПланФикс главный инженер.

Здесь только то, что ему действительно нужно в работе:

• задачи;
• план производства на год;
• отчеты по расходу энергоносителей;
• план технического развития развития группы главного инженера;
• реестры оборудования договоров с контрагентами.

Задачи других подразделений, не требующих участия инженерной службы, не отвлекают взгляд.

Дополнительно на базе ПланФикса автоматизирована работа с рекламациями, согласованием договоров, закупок и движению денег по ним, отслеживанием клиентских расчетов, учетом показателей энергоносителей, решением внутренних задач. Создана отдельная crm по ремонтным услугам.

Результаты и приятные открытия для сотрудников «Рефлакса»

В рамках выполнения заказа мы закрыли свыше 200 задач и запустили более 5 новых процессов. В результате:

• Рассылка уведомлений нескольким участникам процесса может выполняться кликом одной кнопки. В частности, теперь не нужно делать 10 звонков, чтобы сообщить о прибытии машины заказчика на территорию.
• Не надо просить бухгалтерию составить отчет по расчетам с поставщиком. Можно согласовать заявку через ПланФикс.
• Не нужно держать в голове все данные о «длинных» поставках. ПланФикс напомнит о сроках и деталях процесса, сформирует текущие отчеты.
• Информацию, необходимую для взаимодействия клиента и исполнителей задачи, можно отправить сторонам одним сообщением.

В целом для решения большинства вопросов и передачи данных по задаче через ПланФикс достаточно нажатия одной кнопки. Необходимые сведения получают все заинтересованные лица.

История сотрудничества с заводами «Рефлакс» не закончена. Мы продолжаем оказывать техническую поддержку, разрабатывать, развивать и внедрять новые схемы автоматизации процессов на базе ПланФикса.