Внедрение ПланФикс для агентства «Сделаем»

Перенесли все сделки и контакты из Amo, создали CRM для работы с рекламой, сделали функционал для отдела продаж, наладили систему взаимодействия между редакторами, авторами, дизайнерами и другими специалистами агентства. Автоматизировали базовые бизнес-процессы и продолжаем настройку новых опций. Закрыли более 350 задач. Оказываем постоянную техническую поддержку и обучаем сотрудников агентства работе с ПланФиксом.

О партнере

«Сделаем» — агентство контент-маркетинга. Свыше 6 лет на рынке, в команде более 80 специалистов. Компания занимается разработкой контент-стратегий, выпускает десятки статей для СМИ и Интернет-издательств, создает сайты на Тильда. Занимает вторую строчку рейтинга «Digital PR: рейтинг агентств 2023», 7 место в номинации «Ведение соцсетей: рейтинг агентств 2023» и 9 позицию в номинации «Подрядчики для рекламы на Интернет-площадках».

«Сделаем» предоставляет разноплановые услуги

При этом в агентстве не было единой таск-системы. Сделки вели через CRM Amo, проекты — через чатики Телеграм и в Гугл-документах. Из минусов такой системы:

• разброс данных между хранилищами;
• потеря время на переходы с одной системы на другую и поиск информации;
• вероятность упустить детали обсуждения вопросов.

Назрела необходимость перезапуска и автоматизации всех рабочих процессов на единой платформе. Основатель агентства, Павел Молянов, задумался о переходе на ПланФикс.

Коллеги обратились к нам с запросом

Отметим, что Павел выбирал между двадцатью интеграторами, которым он отправил свое видение работы — 15-страничный документ с подробным описанием того, как должно работать агентство. Наша команда лучше всех обозначила его ожидания. В итоге решили начать сотрудничество с пробного блока, чтобы понять, зайдет ПланФикс для «Сделаем» или не зайдет.

Договорились создать функционал так называемой CRM для работы с рекламой

На момент обращения в агентстве существовало 6 каналов работы с рекламодателями: 3 телеграм-канала, Инстаграм, Тенчат, «Подслушано» в ВК. Расписание постов велось в Ноушене. Но это было не очень удобно. Павел и его ассистент Елена тратили массу времени на сортировку запросов, составление и корректировку планов публикаций.

Мы настроили систему для работы с потенциальными рекламодателями на ПланФиксе — рабочее пространство, которое так и называется «Реклама блогов». Из чего оно состоит?

Планировщик «Календарь постов»

Пространство, где Елена видит все активные запросы на рекламу в виде отдельных задач. Она может зайти в любую из них, непосредственно там пообщаться с заказчиком, выставить счет либо отправить контакт в спам и забыть про него.

Здесь же можно запланировать публикацию поста. Как это происходит?

• Исполнитель указывает даты, источник заявки, рекламный канал, дату, стоимость/длительность размещения.
• Данные фиксируются в планировщике «Календарь постов», где отлично видно, какие дни свободны и какие заняты.

Такая система помогает легко планировать публикации.

«Календарь постов» вообще серьезно упрощает работу с рекламными активностями

Здесь фиксируются не только даты выхода публикаций, но и полные данные о каждой из них. При нажатии на пост ассистент может видеть:

• оплачен ли заказ на публикацию;
• из какого рекламного канала поступила заявка;
• стоимость размещения;
• действия в чек-листе, которые нужно сделать.

Например, пост запланирован на размещение и находится в статусе «Бронь». Это значит, что ПланФикс автоматически напомнит о времени его выхода.

Система оповещает и о других обязательных активностях. Скажем, сообщает, что по посту не прошла оплата. Соответственно исполнителю нужно проверить счет, напомнить рекламодателю о платеже или отменить публикацию.

Фильтр задач Better than Notion

Еще одна классная штука для работы с рекламой. Это таблица, сделанная в стиле Ноушена, в которой все посты отсортированы в виде задач по дате публикации. Из каждой можно написать непосредственно в телеграм клиента. Здесь же видны источники заявок на рекламу, есть возможность сделать сортировку и посмотреть, сколько заказов принес тот или иной канал привлечения клиентов.

Отчеты по блокам

Первый отчет показывает полную финансовую статистику:

• выручку по месяцам;
• сколько источников работало;
• сколько денег принес конкретный канал;
• суммарное количество заказов, число заявок из каждого конкретного источника.

В частности, недавно агентство запустило седьмой канал для продажи рекламы. Его доходность за последние 3 месяца уже отображается в отчете ПланФикса.

Второй отчет — это тоже реклама, но сортированная по заказчикам. Он показывает количество ТОПовых рекламодателей и сколько денег они приносят.

«Шаблоны быстрых ответов»

В этом блоке настроены специальные справочники с готовыми шаблонами ответов для быстрого общения с рекламодателями. Участнику задачи не нужно раз за разом писать идентичные сообщения. Достаточно нажать на «*» и выбрать вариант ответа, который подходит для конкретной ситуации.

Система обратной связи

Помогает собрать отзывы с клиентов и не забыть о своевременной работе с ними. Как это работает?

В момент выхода поста в задачу «прилетает» оповещение об успешной публикации рекламы с указанием источника ее размещения. Через 4 дня в ПланФикс приходит повторное уведомление.

После таких сообщений исполнитель задачи связывается через бот с рекламодателями, спрашивает, как прошло размещение, понравилась ли работа, планируется ли дальнейшее сотрудничество. Отзывы, полученные от рекламодателей, публикуют в специальном разделе.

Автоматизированный рекламный бот

«Сделаем» пришли к нам со своим рекламным ботом, работать с которым приходилось «ручками». Мы сделали его интеграцию, настроили автоматику так, что данные из бота поступают в задачи ПланФикса и обратно.

Сам бот очень простой. У него всего 3 кнопки.

• Start. Выдает приветственное сообщение.
• Price. Отправляет данные об актуальных ценах.
• Reviews. Показывает ссылки на отзывы рекламодателей.

Но в программе реализовано еще 2 интересных функции:

Корректировка цен. В ПланФиксе создан специальный справочник с действующими ценами. Руководитель агентства или его ассистент могут менять их вручную. При этом в прайс бота так же вносятся корректировки и публикуются новости об изменении цены.

Система допродаж. Если потенциальные рекламодатели интересуются в боте ценами или отзывами, через полчаса ассистент руководителя получает уведомление об этом. Если пользователь не сделал никаких дополнительных действий, исполнитель пишет ему сообщение: «Если вам нужна реклама, давайте обсудим вопрос» или «Давайте выберем удобные даты». То есть возвращает внимание клиента к вопросу. Опыт показал, что такой механизм работы реально приносит допродажи рекламы.

Успешная настройка пробного блока показала, что ПланФикс заметно упрощает и ускоряет взаимодействие с клиентами. Мы с Павлом договорились о продолжении сотрудничества и приступили к работе над новыми задачами.

Планирование созвонов и встреч через ПланФикс

Планировщик, отображающий расписание созвонов. Здесь можно выбрать свободное время для онлайн встречи и создать соответствующую задачу. Кнопка «Создать Google.Meet» автоматически сформирует ссылку онлайн встречу и направит уведомление о ней всем ее участникам.

Формирование «отдела продаж» на ПланФиксе

У Натальи, менеджера по продажам, тоже появилось отдельное рабочее пространство. Мы перенесли на ПланФикс все сделки из CRM Amo и настроили 3 центра уведомлений:

• Хроника по e-mail. К системе подключена единая почта. Все, что с ней связано, поступает в этот раздел.
• Хронику по задачам. Здесь отображаются события, которые возникают непосредственно внутри ПланФикса.
• Хроника по Телеграм. Сюда поступает все, что появляется в рабочем ТГ-канале Натальи. В этих задачах она может писать клиентам и получать сообщения от них, не покидая своего аккаунта.

Планировщик «Все сделки»

В задачах этого раздела Наталья совершает полную воронку продаж. Она формирует задачи по обращениям, заполняет данные, создает и направляет коммерческие предложения, назначает созвоны, через письма обсуждает нюансы сотрудничества с клиентами. Все данные о деталях работы на каждом этапе сохраняются в задаче.

Отдельно сформирована «компактная» таблица сделок. В ней Наталья может:

• отслеживать общую сумму платежей по периодам и платежи отдельных компаний;
• взаимодействовать с клиентами: задавать им запросы и получать ответы;
• направлять вопросы в бухгалтерию.

Интересный механизм - автопередача проектов в производство

В большинстве систем, таких, как CRM Amo или Битрикс, с этим процессом возникают сложности. Механизмы автопередачи проектов настраиваются долго и сложно.

В ПланФиксе система работает как часы. Когда Наталья видит, что сделка идет на заключение, она создает задачу с брифом, где описаны задачи, работы, объем, другая информация, необходимая для выполнения заказа. Затем нажимает на специальную кнопку в задаче, и документ направляется исполнительному директору.

Он изучает данные, подбирает команду, которая будет заниматься задачей и передает работу под контроль редактора. Опять же нажатием одной кнопки.

Редактор, в свою очередь, создает проект, к которому подключаются ответственные специалисты. В этом разделе ведется работа над статьями, на каждую из которых создается отдельная задача, где указан тип контента, объемы, дедлайн, гонорар. Весь перечень заданий отображается в планировщиках редакторов.

Что видит автор?

В «Сделаем» трудится порядка 80 копирайтеров. У каждого есть личный кабинет, где отображаются задачи со статьями.

При распределении работы редактор сам назначает исполнителя или размещает заказ в так называемом банке заданий, который открыт для всех исполнителей. В последнем случае автору доступен выбор привлекательных задач и закрепление их выполнения за собой.

Есть и дополнительные функции

Формирование отчетов по всем задачам. Помогает контролировать объемы, дедлайны, доходы и вовремя выставлять бухгалтерские документы.

Обращение к помощи. В личных кабинетах авторов есть кнопки для отправления запросов в бухгалтерию и нашу службу поддержки.

Уведомления о запросах на выплаты от подрядчиков. Раньше бухгалтерия получала такие сообщения через Телеграм. Что-то забывалось, что-то упускалось, и было неудобно. Мы унифицировали систему. Теперь все запросы на выплаты подрядчикам оставляются через специальную форму на ПланФиксе, куда прикладываются документы, ссылки на счета самозанятых сотрудников, и все это «оптом» передается в бухгалтерию. В этой же задаче потом прикладываются чеки или акты.

Взаимодействие с бухгалтерией — отдельный большой блок работы

Хотя выглядит все довольно просто, налаживать именно эти процессы сложнее всего. «Сделаем» сотрудничает с бухгалтерами на аутсорсе. И здесь мы сработали по нескольким направлениям сразу.

• Создали хронику запросов. Сюда попадают все активные задачи, так или иначе связанные с оформлением договоров, счетов, актов, прочих документов.
• Сделали шаблон для автоматического формирования счетов и актов по заказам. Документы генерируются параллельно в 1С и ПланФиксе. Номера присваиваются автоматом. Для передачи документов бухгалтеру и внешним контактам достаточно кликнуть пару клавиш.
• 
• Настроили парсинг платежей и вывели оплату курсов в статус успешных сделок. Поступления из банка, документы автоматически фиксируются в соответствующих задачах. Разработана система авторасчета бонусов для партнерской программы.
• 
• Разработали форму обращения сотрудников в бухгалтерию. Запросы на получение справок, отпусках, доходах, финансовых возвратах направляются нажатием клавиши.
• 

У нас получилось полностью перевести взаимодействие агентства «Сделаем» и бухгалтерии на ПланФикс. Взаимодействие через единую платформу снизило напряжение и упростило взаимодействие сторон.

Эйчар — найм новых специалистов

Основной ресурс для поиска специалистов — сайт агентства. Соискатели подают заявки на сотрудничество через специальную форму. Изначально команда «Сделаем» разбирала отклики на вакансию «вручную». Данные возможных исполнителей фиксировались в таблицах Google, но, порой, в неполном объеме. Было не всегда понятно, кто подошел, не подошел, с кем говорили, с кем не говорили, кому ответили, кому не ответили. В целом, возникала путаница.

Мы наладили интеграцию сайта с ПланФиксом. Теперь при каждом отклике на платформе автоматом формируется контакт с тегом «соискатели». Редакторы заходят и смотрят новые сообщения. Если автор нравится, они нажимают кнопку «Забрать себе», становятся исполнителями задачи и работают с возможными сотрудниками дальше: связываются, общаются, высылают и проверяют тестовое задание, делают оффер. Получается полная воронка найма.

Также существуют листы ожидания и отказа. Если агентство не нуждается в сотруднике, но соискатель показался перспективным, его данные заносятся в базу данных. Если человек не подошел, то редактор нажимает одноименную кнопку «Не подошел», и податель резюме получает вежливое письмо: «Добрый день. Мы посмотрели ваш отклик на вакансию, сейчас мы не можем предложить вам работу».

Сотрудничество со «Сделаем» в самом разгаре

Мы проделали огромную работу, но впереди реализация следующих запросов агентства.

Наши специалисты продолжают интеграцию «Сделаем» с ПланФиксом и разрабатывают новые решения для автоматизации бизнес-процессов компании. Параллельно оказываем техническую поддержку коллегам и помогаем команде агентства разобраться в работе ПланФикса.