Кейс: Автоматизация обработки зависших сделок в Planfix

Кратко: внедрили автоматизированный алгоритм для поиска и возврата в работу «зависших» сделок в Planfix — снижение ручной обработки на 90% и возврат 611 сделок в активную воронку.

Проблема

Сделки без активности 15+ дней оставались необработанными.

Компания теряла прибыль из‑за упущенных возможностей.

Менеджеры тратили время на ручной поиск и возврат сделок в работу.

Цель

Цель проекта — создать надежную автоматизированную систему мониторинга и возврата «зависших» сделок в активную воронку продаж, которая позволяет:

• своевременно выявлять сделки без активности и минимизировать риск упущенных продаж;
• снизить операционные затраты и освободить менеджеров от рутинных задач по ручной обработке;
• сохранить историю и ответственных для аудита и аналитики;
• ввести простой и прозрачный контроль со стороны руководителя при назначении новых исполнителей, чтобы обеспечить качество и релевантность возврата сделки в работу.

Решение — инструкция по настройке в Planfix

1. Добавить поле

Благодаря добавлению нового поля в карточке сделки появилась информация о ее статусе: свободная сделка, проверка контрагента, подтверждено.

2. Настроить триггеры

Если 15 дней нет активности → уведомление менеджеру и руководителю:
"Через 7 дней сделка будет переведена в новые запросы"

Если 22 дня нет активности → автоматическое действие:

• менять статус сделки на «Новая»
• присваивать метку «Свободная сделка»
• фиксировать предыдущего исполнителя в отдельном поле (для истории и отчетности)

3. Настроить проверку (контроль руководителя)

Новый исполнитель назначается только после подтверждения руководителем.

Если руководитель отклоняет — сделка автоматически возвращается к исходному исполнителю.

Исключения

Автоматически отменять перевод в новые запросы, если:

• статус сделки — «Отказ» без указания причины;
• сделка была изменена вручную (любой ручной апдейт блокирует автоматический перевод).

Результат и выгода для бизнеса

611 сделок были автоматически обработаны, ручная работа сократилась на 90%, а автоматизированный механизм поиска и возврата зависших сделок с фиксированием ответственности сэкономил время менеджеров и повысил конверсию без дополнительных усилий команды.