Как настроить автоматическую загрузку банковских выписок в ПланФиксе?

Типичное утро из жизни бухгалтера. Первое дело — проверка почтового ящика и обработка «свежих посланий»:

• Просмотр важных писем и ответы на них.
• Решение «горящих» вопросов, поступивших от руководства, поставщиков, покупателей, сотрудников.
• Разбор текущих счетов, актов, сверок, заявок на отпуска, отгулы... прочей ежедневной текучки.
• Загрузка и разнесение банковских выписок с параллельной сверкой финансовых данных.
• Фиксация сведений в отчетности.
• Распечатка документации и подшивка в соответствующих папках.

Заодно приходится отвлекаться на звонки, помогать коллегам, готовить экстренные мини-отчеты, отправлять документы, которые нужны клиенту вот «прямо щас и прямо здесь» и делать массу других полезных дел. Знакомо?

На волне обсуждения, как упростить жизнь бухгалтеру, а главное, ускорить и улучшить обработку хотя бы «первички», мы запустили новый проект.

Автоматизация бухгалтерии

Инструмент реализации, разумеется, — платформа ПланФикс, на которой выстраивается большинство бизнес-процессов агентства.

Задача — настроить автоматическую загрузку банковских выписок в ПланФикс.

Как получают выписки из банка в обычном режиме? Предпочтительные варианты для лиц юридических:

• через систему онлайн-банкинга;
• через e-mail.

Учет и обработка банковских выписок в обоих вариантах ведется в основном «вручную».

Кейс — как настроить автоматизацию банковских выписок в ПланФиксе

Мы рассмотрели возможность парсинга выписок и из клиент-банка, и из e-mail. На выходе получили и реализовали 2 соответствующих варианта решения вопроса.

Автоматическая загрузка файлов из электронной почты

1. На почте настраивается функция перенаправления писем в аккаунт ПланФикса.
2. В ПланФиксе проводится настройка автоматической выгрузки банковской выписки в конкретную задачу.
3. Финансовые данные, указанные в выписке, фиксируются в соответствующих аналитиках: «доходах», «расходах» или иных по желанию пользователя.

Реализацией этого решения занималась команда интеграторов ПланФикса агентства «Первый интернет-проект». Весь процесс настройки автоматической загрузки данных занял около 15 часов.

Парсинг банковских выписок из аккаунта в онлайн-банке или 1С

К реализации этого решения присоединились разработчики агентства. Суть в том, что для автоматической загрузки банковских выписок со стороннего сервера нужно обеспечить его взаимодействие с ПланФиксом через API.

Далее процесс происходит по следующей схеме:

1. Для скачивания нужных данных платформа направляет пост запрос на сервер, откуда парсит файлы с выпиской.
2. Информация передается в специальный скрипт для обработки.
3. Программа обрабатывает сведения и возвращает в ПланФикс, автоматически формируя из банковских выписок аналитики по доходам или расходам, суммам, датам проведения операций, указаниям контрагента и любым другим необходимым данным.

Аналитики при необходимости можно превратить в подзадачи и распределить по проектам или не переносить и просматривать информацию из специально настроенного отчета.

Что получилось?

Результаты внедрения автоматической загрузки выписок

ПланФикс автоматически стягивает информацию с нужных источников и сам формирует аналитики. Нам удалось уменьшить затраты времени:

• на загрузку банковских выписок — в 3 раза;
• на обработку и распределение документов по проектам — в 2 раза;
• на точность сбора данных — на стадии тестирования.)

Продолжаем работать над реализацией проекта. Хотите присоединиться и автоматизировать загрузку банковских выписок?

Пишите на почту mailbox@pipagency.ru.